La primera de las materias en que innova la reforma es el sistema de nombramiento de notarios, conservadores, archiveros y oficios mixtos. Este proceso se rige por el sistema de Alta Dirección Pública (ADP) de la Ley 19.882. En él intervienen tres órganos: el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, la Dirección Nacional de Servicio Civil y el Consejo de ADP. Al Poder Judicial sólo le corresponde informar que se ha producido una vacante. El Ministerio actúa como autoridad competente, define los perfiles específicos y uniformes para los cargos, publica las convocatorias y, finalmente, expide el decreto con el nombramiento de la persona seleccionada. La Dirección Nacional del Servicio Civil confecciona las bases del concurso, ejecuta el proceso y aplica los instrumentos de evaluación. Al Consejo de ADP le corresponde emitir los lineamientos relativos a la definición de los distintos perfiles y enviar la terna al presidente de la República para su elección.
El concurso tiene unas bases uniformes para todos los oficios según el perfil que se les asigne. Las evaluaciones miden los conocimientos en derecho registral y notarial de los postulantes y sus competencias en administración y gestión. Con los resultados se elabora un ranking con puntaje decreciente. Para ciertas comunas, el ejercicio previo como notario, conservador o archivero titular se bonifica con un 25% del puntaje. En caso de empate, gana quien obtuvo primero el título de abogado. El listado con los puntajes obtenidos debe ser publicado en el sitio web del Ministerio.
El presidente de la República debe elegir entre los tres primeros postulantes incluidos en el listado. Si no lo hace en veinte días hábiles, se nombra automáticamente al primero. Incluso más, si el primero tiene un desempeño notoriamente superior al resto, queda seleccionado de inmediato sin pasar por la terna, dando así preferencia al mérito. La reforma incluye dos medidas que buscan evitar nuevos procesos inmediatos. La primera de ellas permite nombrar al postulante siguiente de la terna si el candidato seleccionado se desiste, mientras que la segunda posibilita que se designe a otro integrante de la terna si el cargo queda vacante en los seis meses siguientes a ser proveído.
La segunda materia aboca al mejoramiento del régimen de inhabilidades. Por ejemplo, se encuentran inhabilitados para postular quienes tengan relación de matrimonio, acuerdo de unión civil o parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad o afinidad con un notario, conservador o archivero del territorio jurisdiccional de la Corte respectiva o con algún integrante del Poder Judicial. Además, se prohíbe contratar a personas con vínculos de parentesco o convivencia con el propio notario, conservador o archivero una vez que éste se encuentra en funciones. Los notarios, conservadores y archiveros mayores de 75 años cesarán en sus cargos.
La tercera materia son las reglas de funcionamiento de los oficios. Ellos deben asegurar una jornada mínima de atención presencial de al menos siete horas diarias, de lunes a viernes, en horario continuado, con presencia personal del titular, a menos que la ausencia provenga del cumplimiento de sus funciones fuera del oficio. La infracción injustificada a esta regla será sancionada y puede constituir causal de remoción si es reiterada. Solo el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos puede autorizar modificaciones al horario de atención, el cual debe ser informado a los usuarios y la Fiscalía Judicial. El oficio debe mantener un horario fijo, previamente informado, que debe ser publicado en el acceso principal del local, el sitio web del propio oficio y el sitio web del Ministerio. El incumplimiento de la obligación de funcionamiento puede dar lugar a sanciones disciplinarias por parte del Poder Judicial y, en todo caso, será considerado en la evaluación de desempeño del oficio.
La cuarta materia atañe a las suplencias. Se nombrará un suplente al titular del oficio cuando este último se encuentre impedido legalmente de ejercer; ausente por enfermedad, licencia médica o fuerza mayor; suspendido del cargo por medida disciplinaria o judicial, o en proceso de remoción o haya cesado sin que exista reemplazo titular. La designación corresponde al Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, el cual puede elegir entre los abogados propuestos por la Corte de Apelaciones respectiva o entre los titulares de oficios del mismo territorio jurisdiccional, si fuese necesario. El suplente debe ser abogado, contar con la idoneidad y probidad necesarias, y no encontrarse afecto a inhabilidades. El nombramiento tiene carácter temporal y revocable, y no otorga derechos para acceder al cargo titular. El suplente está sometido a las mismas obligaciones y reglas de funcionamiento, fiscalización y responsabilidad que el titular del oficio.
La quinta materia que aborda el proyecto es una que ha sido objeto de bastantes cuestionamientos por la opinión pública. Se trata de los aranceles por los servicios notariales y registrales. Regulada en la actualidad por la Ley 16.250 y en dos decretos del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de 1998, esta materia pasa al Código Orgánico de Tribunales y se complementará con un decreto con fuerza de ley. Igual que ocurre hoy, el Ministerio queda encargado de fijar los aranceles máximos que pueden cobrar notarios, conservadores y archiveros, ahora con una periodicidad de dos años, a menos que exista un cambio sustancial en las condiciones que justifique un ajuste anticipado. El arancel se fija considerando la complejidad del servicio prestado, los costos operacionales efectivos del oficio, la frecuencia y volumen de tramitación, el nivel de digitalización, la realidad regional y comunal, y la gratuidad de la prestación, si corresponde. Todo oficio debe publicar el arancel actualizado en su sitio web y en un lugar visible en el local, y entregar un presupuesto por escrito cuando lo solicite el usuario, así como informar claramente si se trata de un servicio de pago o gratuito. Por consiguiente, queda prohibido cobrar por servicios que la ley señale como gratuitos, exigir pagos por trámites no solicitados expresamente por el usuario y efectuar cobros superiores al arancel autorizado. El cobro indebido de tarifas puede ser fiscalizado por los fiscales judiciales y, eventualmente, por el Servicio Nacional del Consumidor (SERNAC), además de configurar una falta disciplinaria grave.
La sexta materia se refiere a la digitalización y modernización tecnológica, que es un avance digno de elogio, sobre todo por la armonización que promueve, pero que podría haber sido más ambiciosa en línea con la tendencia comparada. Los oficios deben digitalizar todos los actos, documentos, índices y registros que emitan, reciban o conserven en cumplimiento de sus funciones. Asimismo, todo documento electrónico emitido por ellos ha de contar con firma electrónica avanzada del titular, pudiendo suscribir todos los instrumentos esta manera. Cada notaría, conservador o archivo debe habilitar un repositorio digital de respaldo que asegure la conservación íntegra y segura de los documentos y permita el acceso remoto y la trazabilidad de las actuaciones. Cada oficio ha de tener un correo electrónico institucional, registrado ante el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, para notificaciones, solicitudes de documentos y comunicaciones con usuarios y autoridades, y un sitio web que contenga al menos el horario de atención, los aranceles autorizados y vigentes, el medio de contacto, el estado de tramitación de documentos, el formulario de reclamos, la información estadística básica y los respectivos enlaces a bases de datos públicas. Toda persona podrá acceder sin costo alguno a las copias electrónicas de los instrumentos públicos otorgados ante notario y de los documentos conservados digitalmente. Asimismo, la infraestructura tecnológica debe permitir la interoperabilidad con otras instituciones públicas. El cumplimiento de las obligaciones tecnológicas será fiscalizado por el respectivo fiscal judicial y el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. Los notarios pueden tener asistentes o asesores que cumplan labores administrativas, técnicas o profesionales, que sean accesorias al desempeño de la función notarial.
La séptima materia es la creación, división y fusión de oficios. Esta potestad corresponde al presidente de la República. La decisión debe estar fundada en estudios técnicos realizados por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, una propuesta fundada del presidente de la Corte de Apelaciones respectiva y el informe previo del fiscal judicial competente. Los criterios incluyen la carga de trabajo y el número de actuaciones anuales, el tamaño y crecimiento poblacional de la comuna o circunscripción, el nivel de accesibilidad territorial al servicio, y el grado de digitalización o complejidad operativa del oficio. Se autoriza al Ministerio de Justicia y Derechos Humanos a establecer oficinas auxiliares en comunas alejadas o de difícil acceso, las cuales dependen de un oficio principal y deben garantizar una atención mínima, la digitalización requerida y la presencia periódica del titular o suplente. También se permite modificar la circunscripción territorial de un oficio para adecuarla a la realidad demográfica o funcional.
La octava materia es el cambio de denominación del Reglamento de 1857 por el de Ley del Registro Conservatorio de Bienes Raíces y la modificación de varias de sus normas, incluidas algunas con alcance sustantivo, como sucede con las menciones de toda inscripción conservatoria. Se establecen exigencias relativas a la infraestructura adecuada para atención presencial y archivo, medidas de seguridad física y digital, sitio web institucional, digitalización del archivo registral y creación de un repositorio electrónico. El conservador debe asegurar una atención mínima de siete horas continuas, de lunes a viernes; mantener copia digital de todos los documentos del Registro, y permitir el acceso de manera remota para la consulta de la información y documentos contenidos en su repositorio digital.
La última de las materias que aborda la reforma es la fiscalización de los oficios. Los fiscales judiciales de las respectivas Cortes de Apelaciones son los encargados del control funcional, disciplinario y administrativo de los oficios notariales y registrales. En el ejercicio de esta función les corresponde supervisar la gestión de los distintos oficios de su jurisdicción, realizar inspecciones presenciales, evaluar los resultados de las auditorías externas, recibir los reclamos de usuarios y las encuestas de satisfacción, e iniciar los procesos disciplinarios y proponer las medidas o sanciones ante el pleno de la Corte de Apelaciones. Para ellos, los fiscales deben elaborar planes anuales de fiscalización y examinar el cumplimiento de las obligaciones legales, arancelarias, tecnológicas y de atención en cada uno de los oficios.
A su vez, el SERNAC puede fiscalizar los aspectos relacionados con el régimen de protección a los derechos del consumidor, lo que implica la calidad del servicio prestado al usuario, la accesibilidad y entrega de información clara, los cobros indebidos o falta de publicidad en tarifas y el incumplimiento respecto de la obligación de brindar un trato digno o diligente. No tiene potestad sancionatoria directa, aunque puede requerir información a los oficios, emitir oficios de fiscalización y presentar denuncias o demandas ante tribunales si detecta infracciones. La fiscalización del SERNAC no interfiere con las funciones disciplinarias del Poder Judicial. Además, la reforma explicita que no se pueden aplicar varias sanciones por los mismos hechos y fundamentos jurídicos, con el fin de evitar la duplicidad que deriva de los distintos organismos de fiscalización involucrados.
Por último, los notarios, conservadores y archiveros cuyos ingresos totales anuales superen los límites definidos mediante decreto del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, deben someterse anualmente al examen de auditores externos.
