La flexibilización de sus procedimientos con la finalidad de una pronta y oportuna atención de los afectados por la catástrofe, no implica la inobservancia en la función pública de las normas de control interno en sus actuaciones y el debido resguardo del patrimonio público.
El 07 de febrero la Contraloría General de la República emitió el Dictamen N° E449049, mediante el cual impartió instrucciones sobre controles mínimos asociados a la recepción y entrega de beneficios para enfrentar la emergencia provocada por incendios forestales.
Cabe tener presente que la Contraloría en el uso de sus facultades estimó pertinente impartir instrucciones para la recepción y entrega de los beneficios dispuestos por la emergencia provocada por los incendios forestales que enfrentan diversas zonas geográficas del país.
En primer lugar la Contraloría resaltó que las facultades extraordinarias otorgadas a los distintos servicios públicos en materia de contratación de personal o de compras públicas, así como también respecto de la entrega de los beneficios dispuestos por la emergencia provocada por los incendios forestales, y que implican la flexibilización de sus procedimientos con la finalidad de una pronta y oportuna atención de los afectados por la catástrofe, no implica la inobservancia en la función pública de las normas de control interno en sus actuaciones y el debido resguardo del patrimonio público.
Ahora bien, se considerará “beneficio” todo bien mueble, se trate de aportes en dinero y/o especies, tales como materiales de construcción, canastas de alimentos y bebestibles, arriendos de hospedería, elementos de protección sanitaria personal y/o de los recintos de acopio, transferencias de dinero, entre otros. Así, se debe específicamente los tipos de beneficios que se otorgarán y los requisitos para cada uno de ellos.
En cuanto a los beneficiarios, corresponde que las autoridades definan las personas a las que se les otorgarán los beneficios. Así, deben determinarse los instrumentos que se utilizarán para constatar la información que se recabe en terreno, las entidades a cargo de ejecutar dicha labor y la preparación que deben tener quienes apliquen tales instrumentos (Ficha Básica de Emergencia), de manera que se cercioren de dejar constancia de aquellas personas realmente afectadas, evitando inclusión de fallecidos, de personas que sólo temporalmente estaban en el lugar como amigos, visitas o familiares o arrendatarios temporales, etc.
En relación con las adquisiciones, esta debe regirse y tenerlo a la vista de manera permanente por la probidad administrativa y transparencia en la contratación pública. En los tratos o contrataciones directas que se lleven a cabo, es necesario adoptar resguardos mínimos que permitan adquirir bienes y servicios a precios que sean razonables, con la finalidad de maximizar la focalización y el buen uso de los recursos públicos que se dispongan para la emergencia.
Respecto a la entrega de beneficios, la Contraloría realizó una distinción: Los bienes en especies o servicios, se deben implementar registros por especie o producto en los centros de acopio o de recepción centralizada de bienes con la finalidad de registrar el ingreso de éstos al momento de su recepción, así como también en la salida de estos, para efectos de su entrega final.
Para el caso de que los beneficios sean en dinero, esta debe realizarse mediante transferencia electrónica, según los controles establecidos por la entidad para este tipo de operaciones. Se deberá llevar registro electrónico donde se indique el nombre completo del beneficiario; RUN, fecha de la transferencia; número y tipo de cuenta; nombre del banco y monto, así como otros datos que permitan un adecuado registro.
Si se refiere a transferencias entre Entidades Públicas, este deberá implementar los controles contables y/o presupuestarios que permitan la verificación del uso de los recursos asociados a cada uno de los programas o acciones en ejecución.