El dictamen concluye que la clave única es un mecanismo válido de autenticación para el registro de jornada y que la georreferenciación resulta admisible en sistemas de control horario.
Con fecha 27 de abril la Contraloría General de la República, mediante Dictamen N° D242N26, se pronunció sobre la implementación de un sistema de registro de asistencia georreferenciado con uso de clave única en la Corporación de Asistencia Judicial de la Región Metropolitana.
La consulta fue formulada por funcionarios de dicha entidad, quienes cuestionaron la legalidad del sistema implementado, particularmente en lo relativo al uso obligatorio de la clave única como mecanismo de acceso y a la utilización de georreferenciación para el registro de asistencia.
La Contraloría hizo presente que de conformidad con lo previsto en el artículo 20 de la ley N° 19.628, sobre Protección de la Vida Privada, el tratamiento de datos personales por parte de los organismos públicos solo puede efectuarse respecto de las materias de su competencia y conforme a las reglas a las que se refiere, sin que se requiera consentimiento de su titular. Asimismo, recordó que el control de asistencia tiene fundamento en el artículo 33 del Código del Trabajo y en las facultades de dirección establecidas en la Ley N°18.575.
En cuanto a la clave única, el dictamen se apoya en el artículo 4° de la Ley N°19.477, que regula la identificación civil, junto con la normativa sobre transformación digital del Estado, particularmente el Decreto N°4 de 2020 y el Decreto Supremo N°9 de 2023, que establecen el uso de mecanismos oficiales de autenticación y definen a la clave única como el sistema oficial de identificación digital para personas naturales ante la Administración.
Asimismo, considera el Instructivo Presidencial N°1 de 2019 y las directrices de la Secretaría de Gobierno Digital, que promueven el uso de la clave única como mecanismo de autenticación en plataformas estatales, así como la Ley N°21.658 que radica dichas funciones en la Subsecretaría de Hacienda.
En este contexto, concluyó que que el uso de la clave única —en cuanto firma electrónica simple y mecanismo oficial de autenticación— resulta válido para el control horario de los servidores públicos, no requiriendo procesos adicionales de validación, y contribuyendo a la eficiencia de los procedimientos administrativos.
Adicionalmente, la Contraloría General estima que su utilización garantiza la veracidad y confiabilidad de los registros, sin que ello signifique el uso no autorizado de datos personales de los funcionarios, quienes ya los han proporcionado en su oportunidad, en el respectivo proceso de enrolamiento ante el Servicio de Registro Civil, siendo el monitoreo de su correcto funcionamiento y la validación de los datos de identificación, de competencia de la Secretaría de Gobierno Digital, para todas las autenticaciones que la persona lleve a cabo.
Enseguida, en lo que concierne al atributo de georreferenciación del sistema implementado en la Corporación de Asistencia Judicial de la Región Metropolitana, este resulta admisible, tal como se señaló en el dictamen N° E39754, de 2020, considerando que el establecimiento de una jornada laboral se encuentra concebida y dirigida a los servidores que se desempeñan en forma presencial en los recintos de los respectivos organismos o en terreno (aplica dictamen N° 8.232, de 2020)
Finalmente, la Contraloría indicó que, en caso de existir fallas en los registros derivados de la implementación del sistema, corresponde a la entidad respectiva verificar su efectividad y adoptar las medidas correctivas pertinentes.
